Datenschutzordnung im Sportverein

Präambel

Die  R.S.G. Hövelhof e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Kursbetrieb, auf Verordnung der Krankenkassen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sowohl automatisiert in EDV-Anlagen, als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Telefon-Nr.), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Gruppen- bzw. Mannschaftszugehörigkeit und Bankverbindung.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein anbietet (Bosseln), werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden im Ausnahmefall personenbezogene Daten in Aushängen veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

Die 1. Vorsitzende sowie die Kassiererin stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern und Übungsleiter /-innen) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist. (erste_vorsitzende@rsg-hoevelhof.de)

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein keine 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält eine zentrale Information für den Gesamtverein. Die Unterhaltung von Auftritten im Internet und Änderungen obliegen der Kassiererin. Diese sowie die 1. und die 2. Vorsitzende sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder – weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können mit Sanktionen, über die ggfs. zu entscheiden ist, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

Satzung der R.S.G.

Rehabilitation-Sport Gemeinschaft Hövelhof e. V.

§ 1 - Name, Sitz, Eintragung und Geschäftsjahr

1. Der Verein führt den Namen: R.S.G. Rehabilitation Sport Gemeinschaft Hövelhof e. V.
2. Sitz des Vereins ist Hövelhof. Die derzeitige Vereinsadresse ist auf der Vereinswebseite (www.rsg-hövelhof.de) zu finden.
3. Der Verein ist im Vereinsregister des Amtsgerichts Delbrück unter dem Aktenzeichen: VR 307 eingetragen.
4. Der Verein ist Mitglied im Landessportbund -LSB- NRW unter der Verbandsregister-Nr. 460 6022 und Mitglied des Behindertensportverbandes NRW -BSNW- unter der Mitglieds-Nr. 1052.
5. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

§ 2 - Zweck des Vereins

1. Der Zweck des Vereins ist die Förderung des Sports.
2. Der Satzungszweck wird verwirklicht durch sportliche Übungen und Leistungen, insbesondere im Rehabilitations- und Gesundheitssport.

§ 3 - Gemeinnützigkeit

1. Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnittes „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung.
2. Der Verein ist selbstlos tätig. Er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke. Alle Mittel des Vereins dürfen nur zu satzungsmäßigen Zwecken verwendet werden.
3. Die Mitglieder erhalten in ihrer Eigenschaft als Mitglieder keine Zuwendungen aus den Mitteln des Vereins. Keine Person darf durch Ausgaben, die dem Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen, begünstigt werden.

§ 4 - Vereinsmitgliedschaft

1. Mitgliedschaften

Der Verein besteht aus ordentlichen Mitgliedern und Ehrenmitgliedern.

1. Ordentliche Mitglieder sind alle Mitglieder, die sich aktiv und passiv am Vereinsleben beteiligen, ohne Rücksicht auf das Lebensalter.
2. Zu der Ehrenmitgliederschaft wird auf § 12 verwiesen.

2. Erwerb der Mitgliedschaft

Die Mitgliedschaft wird für mindestens 1 Jahr durch Aufnahme erworben. Es ist ein schriftlicher Aufnahmeantrag an den Vorstand zu richten, der über die Mitgliedschaft entscheidet. Ein Aufnahmeanspruch besteht nicht. Die Ablehnung der Aufnahme muss nicht begründet werden.

3. Beendigung der Mitgliedschaft

Die Mitgliedschaft endet durch:

1. Austritt aus dem Verein,
2. Streichung von der Mitgliederliste,
3. Ausschluss aus dem Verein
4. Tod / Erlöschen der Rechtsfähigkeit eines Mitgliedes
   1. Der Austritt aus dem Verein erfolgt durch schriftliche Erklärung (Kündigung) gegenüber dem Vorstand. Der Austritt kann nur zum Jahresende unter Einhaltung der Kündigungsfrist von 14 Tagen erklärt werden.
   28. Ein ordentliches Mitglied kann durch Beschluss des Vorstandes von der Mitgliederliste gestrichen werden, wenn es trotz zweimaliger schriftlicher Mahnung an, die dem Verein zuletzt bekannte Adresse mit der Zahlung von Beiträgen in Verzug ist. Die Streichung darf erst beschlossen werden, wenn nach Absendung der 2. Mahnung ein Monat verstrichen ist und in dieser Mahnung ausdrücklich die Streichung angedroht wurde. Der Beschluss des Vorstandes über die Streichung wird dem Mitglied schriftlich mitgeteilt.
   55. Ein Mitglied kann durch Beschluss des Vorstandes ausgeschlossen werden, wenn es den Vereinszielen zuwiderhandelt oder seinen Verpflichtungen gegenüber dem Verein nicht nachkommt. Gegen diesen Beschluss kann das Mitglied die Mitgliederversammlung anrufen. Diese entscheidet endgültig. Das Mitglied ist zu der Versammlung einzuladen und anzuhören.

§ 5 - Beitragsleistungen und – Pflichten

1. Für die Vereinszughörigkeit wird ein Mitgliedsbeitrag erhoben.
2. Die Beiträge werden in der Regel, durch die im Aufnahmeantrag erteilte Einzugsermächtigung zum 01.04. eines jeden Jahres vom Konto des Mitglieds abgebucht. Mitglieder, die nicht am Bankeinzug teilnehmen (Barzahler), haben unaufgefordert bis zum 01.04 eines jeden Jahres den Mitgliedsbeitrag bei dem / der Kassierer-/in oder einem Vorstandsmitglied zu zahlen. Ist der Mitgliedsbeitrag nicht bis zum 30.06. eines jeden Jahres gezahlt, erfolgt die Streichung von der Mitgliederliste unter Beachtung des § 4 Abs. 3 Buchstabe bb).

§ 6 - Die Vereinsorgane

1. Die Organe des Vereins sind:
   1. Die Mitgliederversammlung
   2. Der Vorstand gem. § 26 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
   3. Der Gesamtvorstand
2. Alle Mitglieder des Vorstandes und des Gesamtvorstandes sind grundsätzlich ehrenamtlich tätig. Der Vorstand kann aber bei Bedarf eine Vergütung nach Maßgabe einer Aufwandsentschädigung (Ehrenamtspauschale) nach § 3 Nr. 26 a Einkommenssteuergesetz (ESTG) im Rahmen der haushaltsrechtlichen Möglichkeiten beschließen.
3. Übungsleiterentschädigungen werden gezahlt; über die Höhe entscheidet der Vorstand. Beträge, die den Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 Einkommenssteuergesetz (ESTG) übersteigen, haben die Übungsleiter in eigener Verantwortung beim jeweils zuständigen Finanzamt zu versteuern.
4. Entstandene Aufwendungen, z. B. für Aus- und Fortbildungskosten bzw. Reisekosten, können den Mitgliedern auf Nachweis erstattet werden. Anmeldungen zu Lehrgängen bzw. Lehrgangskosten sind vor Beginn der Maßnahme mit der / dem 1. Vorsitzenden abzuklären.

§ 7 - Ordentliche und außerordentliche Mitgliederversammlung

1. Eine ordentliche Mitgliederversammlung findet in der Regel einmal jährlich statt. Die Einberufung erfolgt durch den Vorstand unter Angabe der Tagesordnung mindestens 14 Tage vor der Versammlung. Die Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgt auf der Vereinshomepage www.rsg-hoevelhof.de. Zusätzlich durch Aushang im Kasten des Vereins im Foyer der Sporthalle der Kirchschule Hövelhof (an der Schulstraße). Die Frist beginnt mit dem Datum der Bekanntgabe der Einladung zur Jahreshauptversammlung.
2. Jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist unabhängig von der Anzahl der anwesenden Mitglieder beschlussfähig. Beschlüsse der Versammlung sind vom Schriftführer zu protokollieren. Die Niederschrift über die Versammlung ist vom Schriftführer und Versammlungsleiter jeweils zu unterzeichnen.
3. Die Mitgliederversammlung wird von der 1. Vorsitzenden / vom 1. Vorsitzenden, bei Verhinderung der / des 1. Vorsitzenden von einem anderen Mitglied des Vorstandes geleitet. Alle Abstimmungen und Wahlen erfolgen offen per Handzeichen. Wenn der Antrag auf geheime Abstimmung gestellt wird, entscheidet darüber die Mitgliederversammlung.
4. Jedes Mitglied kann bis spätestens 2 Tage vor der Mitgliederversammlung schriftlich eine Ergänzung der Tagesordnung beantragen. Der Versammlungsleiter hat die Ergänzung der Tagesordnung, die von den Mitgliedern beantragt wurden, bekannt zu geben. Die Versammlung beschließt die Aufnahme von Ergänzungen der Tagesordnung mit Stimmenmehrheit.
5. Begründete Anträge zur Mitgliederversammlung können noch während der Versammlung von den Mitgliedern eingebracht und zur Abstimmung gebracht werden.
6. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist einzuberufen, wenn dieses im Interesse des Vereins erforderlich ist. Die Befugnis liegt nicht nur beim Vorstand, sondern auch bei den Mitgliedern, wenn mindestens 25 % der Mitglieder einen schriftlichen Antrag beim Vorstand vorlegen. Der Vorstand ist dann verpflichtet, die außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen. Es gelten die Fristen hierbei gem. Nr. 1.
7. Über Satzungsänderungen entscheidet die Mitgliederversammlung mit einer Stimmenmehrheit von 2/3 der abgegebenen gültigen Stimmen.

§ 8 - Zuständigkeit der Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung ist ausschließlich in folgenden Vereinsangelegenheiten zuständig;

1. Entgegennahme des Jahresberichtes des Vorstandes;
2. Entgegennahme des Kassenberichtes / Vorausschau für das nächste Kalenderjahr;
3. Entlastung des Vorstandes;
4. Wahl und Abberufung der Mitglieder des Vorstandes;
5. Wahl der Kassenprüfer;
6. Änderung der Satzung und Beschlussfassung über die Auflösung / Fusion des Vereins;
7. Ernennung von Ehrenmitgliedern / Ehrenvorständen nach Maßgabe des § 12;
8. Beschlussfassung bzgl. Beschwerden über Vereinsausschlüsse;
9. Beschlussfassung über eingereichte Anträge.
10. Höhe des Mitgliedsbeitrages

§ 9 - Vorstand

1. Der Vorstand des Vereins besteht aus:
   1. dem / der 1. Vorsitzenden
   2. dem / der 2. Vorsitzenden
   3. dem / der Kassierer -/in
   4. dem / der Schriftführer -/in
2. Eine Personalunion ist unzulässig.  Der Vorstand wird durch die Mitgliederversammlung gewählt. Die Amtszeit beträgt zwei Jahre. Eine Wiederwahl ist zulässig. Der Vorstand ist auch nach Ablauf der Amtszeit im Amt, bis ein neuer Vorstand gewählt ist. Abwesende können gewählt werden, wenn sie ihre Bereitschaft zur Annahme des Amtes vorher schriftlich erklärt haben.
3. Scheidet ein Mitglied des Vorstandes vorzeitig aus, so kann der Vorstand für die restliche Amtszeit des Ausgeschiedenen einen Nachfolger bestimmen.
4. Sitzungen des Vorstandes werden durch die / den 1. Vorsitzende(n) bei dessen Verhinderung durch ein anderes Vorstandsmitglied einberufen. Die Mitglieder des Vorstandes haben in der Vorstandssitzung eine Stimme. Beschlüsse des Vorstandes sind durch den / die Schriftführer-/in zu protokollieren.
5. Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich von der / dem 1. Vorsitzende(n) und einem weiteren Vorstandsmitglied vertreten. Es besteht keine Einzelvertreterbefugnis.

§ 10 - Gesamtvorstand

1. Der Gesamtvorstand des Vereins besteht aus:
   1. dem Vorstand nach § 9,
   2. dem / der stellvertretenden Kassierer -/in
   3. zwei weiteren Beisitzern / Beisitzerinnen,
   4. allen Übungsleitern / Betreuer des Vereins.
2. Der Gesamtvorstand trifft sich bei Bedarf. Die Aufgaben der gewählten Beisitzer werden vom Vorstand festgelegt. Beschlüsse des Gesamtvorstandes sind durch den / die Schriftführer-/in zu protokollieren.

§ 11 - Kassenprüfung

1. Die Mitgliederversammlung wählt zwei Kassenprüfer, die nicht dem Vorstand oder dem Gesamtvorstand angehören. Die Amtszeit der Kassenprüfer entspricht der des Vorstandes / Gesamtvorstandes.
2. Die Kassenprüfer prüfen einmal jährlich im 1. Quartal des Jahres die gesamte Vereinskasse mit allen Konten, Buchungsunterlagen und Belegen und erstatten der Mitgliederversammlung darüber Bericht.                                        

§ 12 - Ehrenmitgliedschaft

Langjährige Mitglieder und Personen, die sich um den Verein in besonderer Weise verdient gemacht haben, können auf Vorschlag des Vorstandes zu Ehrenmitgliedern ernannt werden. Die Ernennung erfolgt durch einfache Stimmenmehrheit.

§ 13 - Sonstige Bestimmungen

Datenschutz im Verein

1. Zur Erfüllung und im Rahmen des Vereinszwecks erfasst die R.S.G. Hövelhof e.V. die dafür erforderlichen Daten einschließlich personenbezogener Daten von Mitgliedern, Kursteilnehmern und Personen, die am Rehasport auf Verordnung der Krankenkassen / sonstiger Träger teilnehmen. Die Verarbeitung der personen- Bezogenen Daten richtet sich hierbei nach den Grundsätzen der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Auf der Homepage sowie auf dem Flyer erscheinen nur Daten des Gesamtvorstandes.
2. Der Vorstand stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt werden und ausschließlich die zuständigen Mitarbeiter im Verein Zugriff auf diese Daten haben.
3. Jeder Betroffene hat das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerruf (Art. 15-21 DSGVO) über die zu seiner Person gespeicherten Daten. Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Erreichung des Vereinszwecks erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen Speicherfristen notwendig machen. Sollte der Zweck entfallen, so werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. Im Falle eines Löschungsanspruchs werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzliche Archivierungspflicht besteht.
4. Alle Vereinsmitglieder, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, wurden auf das Datengeheimnis gem. § 53 BDSG-neu verpflichtet.

§ 14 - Auflösung des Vereins

1. Zur Auflösung des Vereins ist eine Mehrheit von zwei Drittel der abgegebenen gültigen Stimmen in einer Mitgliederversammlung erforderlich. Falls die Versammlung nichts anderes beschließt, sind im Falle der Auflösung die / der 1. und 2. Vorsitzende als die Liquidatoren des Vereins bestellt.
2. Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins oder bei Wegfall der steuerbegünstigten Zwecke (Gemeinnützigkeit) fällt das Vermögen des Vereins an das:

Caritas Altenzentrum e. V. – Haus Bredemeier -, Allee 46, 33161 Hövelhof,

dass es unmittelbar und ausschließlich für gemeinnützige Zwecke zu verwenden hat.

Hövelhof, 21.Februar 2024

gez. Unterschriften: Petra Große-Loheide

                                Barbara Schröder

                                Juliane Grund

                                Michael Prick